Reclutamiento de Miembros
Para que el capítulo siga teniendo éxito en sus actividades, es imprescindible que nunca ceje en su labor de reclutamiento. Si flaqueara en este empeño, las consecuencias podrían ser peligrosas: insuficiente material humano para los proyectos del capítulo y mengua de sus cuadros directivos. La noción de que el capítulo ya es lo suficientemente grande y que no necesita crecer es el primer paso hacia la decadencia.
El capítulo necesita reclutar nuevos miembros constantemente para llenar las posiciones de los que pasan a cargos más altos, para recibir nuevas ideas, y para reemplazar a los que dejan sus filas por haber llegado al límite de edad o para ocupar cargos de importancia en la comunidad, etc.
RESPONSABILIDADES
Debe organizarse una Comisión de Aumento de Miembros y Extensión, bajo la supervisión del vicepresidente encargado del Campo de Oportunidades. A su vez, esta comisión debe crear un comité especial encargado del reclutamiento de nuevos miembros que ha de tener las responsabilidades siguientes:
- Elaborar un plan de reclutamiento que deberá ser aprobado por la Junta Directiva del capítulo.
- Fijar una meta de crecimiento como, por ejemplo, un 20 por ciento de crecimiento para fines de año.
- Identificar el segmento del público que reúne los requisitos necesarios para ser miembro del capítulo.
- Seleccionar el mercado en que se puede llegar a esos posibles miembros.
- Formular un plan de promoción de los principios y los propósitos del capítulo y de las oportunidades y las ventajas que supone pertenecer a él.
- Publicar los materiales promocionales necesarios, tales como volantes, afiches, cartas de invitación, etc.
- Fijar la fecha para una reunión de nuevos miembros en que se les expliquen la historia, los principios, las oportunidades, los beneficios y las responsabilidades de la JCI.
- Establecer una estrategia para establecer el contacto inicial con personas que pudieran estar interesadas en ingresar en el capítulo. Pudiera ser visitas personales, cartas de invitación, presentaciones de amigos o compañeros de trabajo, etc.
- Escoger a las personas que vayan a invitarse. Esta selección puede hacerse con la ayuda de otros miembros que tengan relaciones en esos círculos o consultando las páginas amarillas del directorio telefónico, publicaciones profesionales, la Cámara de Comercio, etc.
- Visitar a esas personas o enviarles invitación.
- Confirmar que las invitaciones han sido recibidas y que piensan asistir a la reunión de orientación de nuevos miembros.
- Realizar la Sesión de Orientación de Nuevos Miembros y cerciorarse de que los participantes saquen buen provecho de ella. Hacer todo lo posible por interesarles en ingresar en el capítulo.
CORPORATE RECRUITMENT
Hay otra manera de llevar a cabo un programa de reclutamiento; es lo que se conoce con el nombre de reclutamiento en compañías y es más frecuente en los capítulos de las grandes zonas metropolitanas.
Las compañías son una rica cantera de nuevos miembros y recursos para la Cámara Júnior y le hacen posible tener un mayor impacto en su comunidad. Por su parte, la Cámara Júnior reciproca el favor al formar mejores empleados con sus cursos de superación personal y la experiencia práctica que ofrece.
Estos beneficios se adquieren mediante la participación activa en los proyectos del capítulo y el desempeño de cargos administrativos en los distintos planos de la organización.
Un elemento importante del reclutamiento en compañías consiste en persuadirlas de que paguen las cuotas de afiliación de sus empleados que decidan ingresar en el capítulo. Es necesario establecer un comité de reclutamiento en compañías y formular un plan de acción bien dinámico. A continuación sugerimos algunos pasos para instituir un buen programa de reclutamiento en compañías:
- Integrar un comité de miembros que conozcan a fondo la Cámara Júnior, las operaciones de las compañías locales y las técnicas de venta.
- Elaborar una carpeta de reclutamiento en compañías con materiales informativos para la gerencia. No es recomendable incluir demasiada información ya que por lo general los funcionarios ejecutivos no disponen de mucho tiempo para leer publicaciones que no tengan que ver directamente con sus negocios.
- Identificar a las compañías en que trabajan las personas que se quiere atraer al capítulo y las que se beneficiarían más si sus empleados recibieran la capacitación que ofrece la JCI.
- Realizar una campaña por correo después de compilar una lista de hombres y mujeres de negocios y gerentes que deban recibir la carpeta.
- Comunicarse con los patrocinadores a que se enviaron las carpetas y concertar entrevistas con ellos. Por lo general, la correspondencia por sí sola no basta para lograr los resultados apetecidos.
- Aprovechar los mejores recursos del capítulo durante las entrevistas con los ejecutivos de las compañías. Los miembros que asistan a ellas deben poder expresar persuasivamente los beneficios que las compañías experimentan cuando sus empleados ingresan en el capítulo.
- Informarse lo más posible acerca de cada compañía y sus productos antes de la entrevista. Se debe evitar competir con el programa de capacitación interna de la compañía. Antes bien, se debe recalcar que el programa de superación personal del capítulo complementa las actividades de capacitación de la compañía.
- Cerciorarse de llegar a un acuerdo formal escrito con la compañía en que se expresen claramente todos los compromisos de ambas partes. De esta manera se evitan problemas en un futuro cuando se produzcan cambios en el personal de la compañía y del capítulo.
- El seguimiento es indispensable para garantizar el buen éxito del programa. Enviar una carta de agradecimiento y no dejar fuera ningún detalle en caso de que se haya llegado a un acuerdo. Mantener informada a la compañía del adelanto del programa.
- Renovar el compromiso de la compañía patrocinadora para el año siguiente. Cerciorarse de tratarla como a un cliente importante, y mantenerla satisfecha con la compra efectuada. Antes de solicitar la renovación del patrocinio, cerciorarse de que la compañía ha recibido un informe en que se explican los beneficios que ha recibido.
RESUMEN
Si todo sale bien, el programa de reclutamiento ha de tener éxito. El capítulo ha presentado su producto convincentemente y los clientes lo han comprado, lo han usado, les ha gustado y lo volverán a comprar.
De ordinario, el reclutamiento es la tarea más fácil de la Comisión de Aumento de Miembros y Extensión. El verdadero desafío consiste en hacer que los miembros participen en las actividades del capítulo. Pero esa tarea corresponde a otro comité y se explica más detalladamente en otras dos Guías de Acción Local, Retención de Miembros y Participación de Miembros.
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