Recrutement des Membres
Si une organisation locale veut rester performante, elle ne doit jamais relâcher ses efforts de recrutement. Agir de la sorte risquerait de provoquer un déséquilibre structurel dans l'organisation locale entraînant une gestion sans cohésion et un manque de main d'oeuvre pour les projets. L'idée que l'organisation locale est assez grande est le premier pas vers le déclin de l'effectif. Une organisation locale doit constamment recruter de nouveaux membres pour prendre la relève de ceux qui atteignent des postes supérieurs, afin de recueillir des idées fraîches, et aussi pour remplacer les membres qui quittent l'organisation, soit parce qu'ils ont dépassé la limite d'âge, soit pour assumer un rôle de leader dans la communauté, etc.
RESPONSABILITÉS
Une Commission de Croissance et d'Expansion doit être formée sous la direction du Vice-président du domaine de gestion. Cette commission doit établir un comité spécial pour le recrutement de l'effectif qui assumera les responsabilités suivantes.
- Développer un plan de recrutement qui doit être approuvé par le Comité directeur de l'organisation locale.
- Etablir un objectif de croissance à atteindre pour l'effectif, tel qu'une augmentation de 20% d'ici à la fin de l'année.
- Déterminer la fraction du public qui répond aux conditions requises pour devenir membre de l'organisation locale.
- Sélectionner la tranche du public où l'on peut atteindre les membres éventuels.
- Développer un programme de marketing pour faire connaître la philosophie et les principes de l'organisation locale ainsi que les possibilités et les avantages qu'elle offre aux membres.
- Produire les documents promotionnels nécessaires, tels que brochures, affiches, lettres d'invitation, etc.
- Fixer la date d'une Réunion pour les Nouveaux Membres, où l'histoire, la philosophie, les possibilités de développement, les bénéfices et les responsabilités seront expliqués aux membres potentiels.
- Etablir une stratégie pour une prise de contact initiale avec les candidats éventuels. Cela peut être effectué par des visites directes, des lettres d'invitation, une suggestion par un ami ou employeur, etc.
- Etablir une stratégie pour une prise de contact initiale avec les candidats éventuels. Cela peut être effectué par des visites directes, des lettres d'invitation, une suggestion par un ami ou employeur, etc.
- Sélectionner les personnes à inviter. Cela peut être accompli avec l'aide de membres actuels qui connaissent des personnes faisant partie de la tranche du public visé ou en consultant les pages jaunes de l'annuaire téléphonique, des publications spécialisées, la Chambre de Commerce, etc.
- Organiser des visites ou envoyer des invitations aux candidats éventuels.
- Confirmer la réception des invitations et évaluer le nombre de personnes qui assisteront à la Réunion des Nouveaux Membres.
- Diriger la Réunion des Nouveaux Membres et vous assurer que les participants apprécient la présentation. Faire tout votre possible pour les inciter à adhérer à l'organisation
RECOMMANDATIONS
Il y a un autre moyen de mener un programme de recrutement de l'effectif: le Recrutement d'Entreprise. Ce moyen est très utilisé par les organisations locales situées aux alentours des grandes villes. Les grandes entreprises peuvent fournir de nouveaux adhérents et des ressources pouvant aider les membres de la Jeune Chambre à avoir un plus grand impact sur la communauté.
De la même manière, la Jeune Chambre peut améliorer les compétences d'un employé par des cours de développement individuel et l'expérience pratique qui lui sont offerts à la Jeune Chambre. Ces bénéfices peuvent être acquis en participant activement et en dirigeant des projets ou bien en occupant des postes administratifs à tous les niveaux de l'organisation. Le recrutement d'entreprise nécessite de convaincre les entreprises à financer les cotisations de leurs employés qui deviennent membres de l'organisation locale. Un comité de recrutement d'entreprise doit être établi et un plan d'action ferme doit être développé. Il est recommandé de suivre les étapes suivantes pour mettre en place un Programme de Recrutement d'Entreprise performant:
- Etablir un comité constitué de membres bien informés sur la Jeune Chambre, le fonctionnement des entreprises, et les techniques de vente.
- Développer un Dossier de Recrutement d'Entreprise contenant une documentation à présenter aux parrains qui sont chefs d'entreprise. Ne pas inclure trop de documents, car les cadres d'entreprise disposent de peu de temps pour examiner des publications qui n'ont pas de rapport direct avec leur domaine d'activité.
- Déterminer les sociétés visées où se trouvent des membres potentiels, ensuite déterminer celles qui pourraient bénéficier le plus d'une formation Jeune Chambre donnée à leurs employés.
- Lancer une campagne par correspondance en établissant une liste regroupant les noms des chefs d'entreprise et des PDG qui recevront le dossier
- Contacter les parrains d'entreprise après leur avoir envoyé le dossier et fixer des rendez-vous. Il est très rare qu'un seul courrier soit suffisant pour transmettre votre message et donner les résultats espérés.
- Prévoir d'utiliser les meilleurs éléments de votre organisation locale pendant la rencontre avec le cadre d'entreprise. Les membres qui participent à l'entretien doivent savoir comment faire valoir les avantages dont peut bénéficier une société en procurant des membres.
- Vous familiariser avec la société et ce qu'elle produit en rassemblant le plus de renseignements possibles, avant de faire votre présentation. Ne pas faire concurrence au programme de formation interne de la société. Au contraire, démontrer de quelle façon le programme de développement individuel de l'organisation locale et l'expérience pratique acquise à la Jeune Chambre peuvent apporter un complément à leur formation interne.
- Faire en sorte d'obtenir de la société un contrat officiel établit par écrit, contenant tous les engagements clairement exprimés et intelligibles. Cela évitera des problèmes futurs lorsque les responsables de la société ou de l'organisation locale changeront.
- Suivre de près les progrès est indispensable pour la réussite du programme. Envoyer une lettre de remerciements, et n'oublier aucun détail si un accord a été conclu. Tenir la société informée sur les progrès du programme.
- Renouveler pour l'année suivante les engagements de votre parrain d'entreprise. Vous assurer que vous traitez ce parrain comme votre meilleur client et faire en sorte qu'il soit toujours satisfait de son investissement. Faire en sorte que la société reçoive un rapport faisant état des avantages issus du programme, avant de demander à votre parrain de renouveler ses engagements.
RÉSUMÉ
Dans une situation idéale, le programme de recrutement a été un succès. L'organisation locale a montré le produit, les clients l'ont acheté, utilisé, aimé et ils l'achèteront encore. En général, le recrutement est la partie des responsabilités du Comité de Croissance et d'Expansion la plus facile. Le véritable défi est de faire participer les membres et de les garder actifs. Mais cette tâche revient à un autre comité et elle est expliquée dans deux autres Guides d'Action Locale: Maintien de l'Effectif et Participation des Membres.
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Après : Participation des Membres
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