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Le Vice-Président d’OLM
Etre élu Vice-président d'organisation locale est généralement la première étape dans la carrière électorale d'un membre de la Jeune Chambre. Après avoir franchi ce premier pas, la route est grande et constellée d'opportunités, et elle peut vous mener vers le plus haut poste de la Jeune Chambre Internationale: la Présidence de la JCI.
Vous avez fourni beaucoup d'efforts dans un grand nombre d'autres postes de l'organisation locale, tels que ceux de Directeur de projet et de Directeur de commission. L'expérience que vous avez acquise dans ces postes vous dictera comment remplir votre nouvelle tâche de Vice-président chargé de superviser les Directeurs de Commission assignés à votre Domaine de Possibilités. Vous occupez maintenant un poste qui vous offre des possibilités illimitées de vous développer personnellement et l'opportunité de présenter votre candidature au poste de Vice-président exécutif l'année prochaine.
En général, il y a cinq Vice-présidents, un pour chaque Domaine de possibilités (Individuel, Gestion, Communautaire, International et Affaires). Dans certaines petites organisations locales, un Vice-président peut être responsable de deux Domaines de possibilités, ce qui réduit ainsi le nombre de membres du Comité directeur. Dans ce cas, il n'est pas nécessaire d'avoir un Vice-président exécutif.
RESPONSABILITÉS
Voici une liste de certaines responsabilités attachées aux fonctions de Vice-président d'organisation locale. En parcourant cette liste, notez les fonctions administratives et le rôle de leader qu'implique votre poste:
- Vous réunir avec votre Vice-président exécutif et passer en revue les responsabilités, programmes, objectifs, systèmes de communication et de rapports ainsi que le plan d'exécution pour l'année de l'organisation locale à venir.
- Demander au Vice-président exécutif quelles sont vos fonctions et responsabilités. Vous assurer aussi que vous connaissez les noms et la formation des Directeurs de commission que vous devez superviser.
- Organiser une réunion spéciale avec les Directeurs de commission dont vous êtes responsable et organiser votre équipe pour l'année. Décrire dans les grandes lignes leurs fonctions et responsabilités, comment ils doivent vous communiquer leurs rapport, les dates des réunions ultérieures d'équipe, les objectifs supplémentaires et les plans d'exécution les concernant.
- Aider vos Directeurs de Commission à préparer leurs propres programmes.
- Etre le lien principal entre les Commissions et le Comité directeur.
- Sélectionner et former les Directeurs de commission. Préparer leurs séances d'instruction, et vous informer constamment de leurs progrès et de leurs besoins.
- Faire part régulièrement au Vice-président exécutif des progrès accomplis dans les projets qui se rapportent à chacune des commissions que l'on vous a assignées.
- Accepter l'entière responsabilité des réussites et des échecs dans votre domaine de responsabilité.
- De concert avec les autres Vice-présidents d'organisation locale, vous vous joignez au Comité exécutif pour former le Comité directeur de l'organisation locale. Le Comité directeur a un certain nombre de responsabilités. Discuter du rôle du Comité directeur avec le Vice-président exécutif et les autres responsables de l'organisation locale concernés.
- Etablir des dossiers appropriés sur chaque Commission dont vous êtes responsable et constituer un système d'archives complet pour vous-même.
- Apprendre à diriger et à présider des réunions réussies. On vous demandera d'intervenir et d'aider les Directeurs de commission et les Directeurs de projet à diriger leurs réunions.
RECOMMANDATIONS
- Familiarisation. Obtenez les dossiers que votre prédécesseur doit vous transmettre et lisez tous les documents avec attention. Eliminez tout ce qui ne se rapporte pas à vos nouvelles responsabilités et constituez votre propre dossier pour l'année qui vient. Discutez de vos responsabilités avec votre prédécesseur (qui est peut-être le nouveau Vice-président exécutif de l'organisation locale) et avec d'autres responsables actuels et anciens qui peuvent vous donner des conseils sur l'ensemble de vos responsabilités.
- Planification. Ayez une longue conversation avec votre Vice-président exécutif, lequel vous indiquera dans les grandes lignes l'étendue de votre domaine de responsabilité. Ensuite, réunissez-vous plusieurs fois avec les Directeurs de commission dont vous avez initialement la responsabilité. Aidez-les à fixer des objectifs et à établir un plan d'exécution pour réaliser ces objectifs.
- Programme. Organisez votre propre programme et aidez vos Directeurs de commission à établir les leurs. Faites approuver les programmes par le Vice-président exécutif et par le Comité directeur. Assurez-vous que les Directeurs de commission dont vous avez la responsabilité et vous-même disposez d'un système personnel d'archives.
- Supervision. Apprenez les techniques de supervision. En qualité de Vice-président, vous êtes la personne responsable des activités des membres. Surveillez de près le comportement et les activités des membres. Soyez attentif aux signes de friction ou de mécontentement qui peuvent apparaître parmi les membres assignés à votre domaine de responsabilité et résolvez tout problème éventuel.
Si vous avez besoin d'aide, n'hésitez pas à faire appel au Vice-président exécutif.
RÉSUMÉ
Pour bien organiser et équilibrer les activités de l'organisation locale, il est recommandé aux organisations locales de mener des programmes d'activité conformément au système de commissions établi dans le cadre des Domaines de Possibilités.
- Domaine de Possibilités au niveau Individuel:
- Commission du Développement Personnel
- Commission des Formateurs
- Commission de Formation des Responsables
- Commission de la Croissance et de l'Expansion
- Commission des Réunions
- Domaine de Possibilités au niveau Communautaire:
- Commission du Thème Principal JCI
- Commission de Participation et de Développement Communautaire
- Commission des Affaires Economiques
- Commission de l'Enfance et de la Jeunesse
- Gouvernementales et Civiques
- Domaine de Possibilités au niveau International:
- Commission des Affaires et Rapports Internationaux
- Commission de Jumelage des OLM
- Commission des Réunions de la JCI
- Commission des Récompenses
- Domaine de Possibilités des Affaires :
- Commission des Finances
- Commission des Archives
- Commission de Planification Stratégique
- Commission du Marketing et Relations Publiques
- Commission des Affaires Commerciales
- Conseil des Affaires Internationales
- Commission des partenariats avec la Chambre de commerce
En qualité de Vice-président, vous aurez la responsabilité de veiller à ce que les commissions soient toujours actives et performantes et vous devrez vous assurer que tous les membres participent comme prévu aux activités de l'organisation locale es.
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